疫情下,许多人在家工作,可能要兼顾小孩和家里大小事,不得不采取“多任务并行”(multitasking)的模式。
同时间处理好几项任务总让人觉得无法专注、效率打折扣,研究也显示,这样做确实会降低效率。
但对于在家工作的人来说,同一时间进行多重任务已不可避免;巴鲁克学院(Baruch College)副教授菲奇(Raquel Benbunan-Fich)专门研究多重任务和使用者行为,他说,这是很多人的唯一选择,职业父母要在工作、照顾小孩和做家务间求平衡,更是如此。
•是否行得通 要看工作项目
菲奇说,大家普遍认为同时进行多重任务多半行不通,并非全对。某些情况下,同时做多项工作是行得通的,重点在于,工作项目是什么。
菲奇说明,假如工作要力求精确,就必须非常专注,同时处理多重任务将不免分心,效率大受影响;但假如某项工作的刺激性不足,很难让人全心投入,工作效率降低,也许就要切换去做别的事以求振奋。
菲奇以她自己为例,工作时,常关闭电子邮件通知功能,控管查看电邮的时间,避免分心,但她发现,还是每小时查看好几次电邮, 很多人跟她一样,主要是觉得工作没效率,所以故意切换去做别的事寻求新鲜感、激发肾上腺素,从这角度看,多重任务并行反而可提升效率。
需要极度精准专注、刺激性不足是两种极端的工作性质,有些工作介于两大极端之间,一方面,难度足以让大脑保持活动来迎接挑战,另方面,挑战性又没有大到需要全神贯注,就可弹性运用多重任务的做事方法,工作效率不打折。
菲奇与他人合作一项研究发现,切换任务的次数也影响工作效率。 高度频繁切换任务(每小时超过15次)最容易出错,中密度切换大约每小时在不同任务中切换10到15次,工作准确度稍高,切换次数最少(少于10次)精确度最高。
为了有效的同时处理多重任务,可采取以下步骤:
第一步,制作待办工作清单
这是菲奇的得力工具,她制作每天、每星期、每月的待办事项清单,追踪日常的短期任务以及更长的生活目标。
职业教练服务业者Success Bully创办人威廉斯(Keita Williams)说,制作清单是高生产力人士的常见诀窍,她自己每天都会列出六个工作待办清单。
威廉斯认为,每天制作简短而有趣的工作清单让她练习对时间诚实(time honesty),“对时间诚实”是一种能力,可为每个工作分配适当时间; 人们通常低估完成任务所需的时间,连带高估了可完成的工作量。威廉斯说,假如完成的工作超过清单,便觉得很有成就感,万一没有完成所有待办工作,也没关系。
第二步,为每一任务安排时间
菲奇说,每个任务通常会自然出现适合暂停的时间点,好比写论文,完成了最开头的简介,便是暂停的好时机, 但如果任务没有这种自然出现的暂停时机,最好借助行之数十年的“番茄工作法”( Pomodoro Technique),设定好计时器,每工作25分钟就休息5分钟。
威廉姆斯也使用“番茄工作法”,并采取其他步骤提高专注力,她建议关闭所有警示音,举凡电子邮件或社群媒体的讯息警示音都会让人分心。
第三步,与他人协调工作时间表
很多人必须与家人共用同一工作空间,所以,为自己打造工作时间表之外,也要与家里其他人协调,以免彼此干扰。家有幼儿的人必须分配轮流照顾孩子。
•忙碌和有效率 别混为一谈
威廉姆斯说,一天内开很多会、忙得团团转,不表示做了很多重要的事, 照着长串工作待办清单一一完成任务,也未必一步步实现目标。换句话说,只有在可提高效率的前提下才能同时处理多重任务。
菲奇也觉得,多任务并行有时会给人高效率的错觉,事实上,同步进行多项任务,假如未确实完成其中任何一项,等于没有效率。应慎选可并行处理的任务、并为每个任务分配适量时间。